Project Overview Sistem Manajemen Notaris TrueDignity
1. Latar Belakang & Masalah
Kantor notaris saat ini menghadapi tantangan operasional signifikan yang menghambat efisiensi dan pertumbuhan. Masalah utama yang diidentifikasi meliputi inefisiensi dalam pengelolaan dan pencarian berkas, proses manual yang lambat dalam menangani permohonan, dan keterbatasan dalam promosi yang menyebabkan kehilangan potensi pelanggan karena kapasitas layanan yang penuh. Hal ini tidak hanya menurunkan kepuasan pelanggan tetapi juga memberikan beban kerja berlebih yang berisiko pada kesehatan notaris. Selain itu, solusi SaaS yang ada di pasar menimbulkan kekhawatiran valid terkait keamanan dan kerahasiaan data klien yang merupakan aset krusial bagi notaris.
2. Solusi yang Diusulkan: TrueDignity
TrueDignity adalah sebuah sistem manajemen terintegrasi yang dirancang khusus untuk memodernisasi praktik notaris. Sistem ini bertujuan untuk mengotomatiskan alur kerja, mulai dari penerimaan permohonan hingga pengarsipan, dan menyederhanakan interaksi antara notaris, staf, dan pelanggan. Dengan fitur manajemen tugas, pelacakan dokumen, dan otomatisasi penagihan, TrueDignity akan meningkatkan kapasitas layanan dan efisiensi operasional secara signifikan.
Arsitektur TrueDignity secara fundamental berbeda, mengadopsi model terdistribusi di mana setiap kantor notaris beroperasi sebagai Node independen. Inti database dan layanan dieksekusi secara lokal di perangkat pribadi notaris, memastikan otonomi data, keamanan, dan kerahasiaan maksimal.
3. Ruang Lingkup & Deliverables Utama
Proyek ini akan menghasilkan serangkaian produk dan layanan yang komprehensif, di antaranya:
- Platform Admin (Desktop): Aplikasi pusat bagi notaris dan staf untuk mengelola seluruh operasional.
- Aplikasi Pelanggan (Customer): Aplikasi bagi pelanggan untuk mengajukan, memantau, dan menyelesaikan permohonan.
- Infrastruktur & Layanan Backend: Layanan pendukung yang andal dan aman, termasuk verifikasi KTP/Wajah dan notifikasi.
- Dokumentasi & Pelatihan: Panduan pengguna lengkap dan sesi pelatihan untuk staf notaris.
4. Metodologi Pengerjaan: Pareto-Lean (AI-Driven)
Pengembangan akan menggunakan metodologi Pareto-Lean, yang berhipotesis bahwa 80% hasil implementasi dapat dihasilkan secara otonom oleh AI jika diberi instruksi yang matang dari 20% usaha perancangan oleh manusia[cite: 435, 436]. Alur kerja dibagi menjadi empat fase utama:
- Fase 0: Discovery & Inception: Memvalidasi masalah dan proses bisnis melalui wawancara dan analisis mendalam.
- Fase 1: Design & Planning: Menerjemahkan aturan bisnis menjadi spesifikasi perilaku (BDD) yang detail sebagai "cetak biru" untuk AI.
- Fase 2: AI-Driven Implementation: AI secara otonom menulis unit test, kode, dan dokumentasi berdasarkan spesifikasi, sementara manusia berperan sebagai validator dan reviewer.
- Fase 3: Delivery & Operation: Merilis perangkat lunak kepada pengguna, mengukur dampak terhadap KPI, dan mengumpulkan umpan balik untuk iterasi selanjutnya.
5. Key Performance Indicators (KPI)
Keberhasilan proyek akan diukur melalui:
- Peningkatan Efisiensi Operasional: Kemudahan dalam mengelola berkas, register, dan memantau permohonan.
- Peningkatan Kapasitas dan Pendapatan: Kemampuan melayani lebih banyak permohonan yang berdampak pada peningkatan pendapatan.
- Peningkatan Jangkauan dan Pertumbuhan Bisnis: Menjangkau lebih banyak pelanggan melalui jaringan TrueDignity.